Obaveze izvještavanja

[tea44]

Službeni jezik je engleski jezik što znači da sva dokumentacija mora biti na engleskom jeziku. Iznimno, kada se traži odgovore na neka pitanja u vezi provedbe projekata ili kontaktira s tijelima nadležnima za praćenje provedbe – moguća je komunikacija na hrvatskom. Tijekom provedbe projekata, od korisnika potpora traži se priložiti sljedeće izvještaje (napisane engleskim jezikom):

Kvartalni izvještaj (Quarterly report)

Kada: kvartalni izvještaj obuhvaća period od tri mjeseca, dakle sastavlja se od datuma početka projekta za period od tri mjeseca, i tako za svaki sljedeći period. Ukoliko se kvartalni izvještaj vremenski poklapa s izvještajem o napretku (Interim report), kvartalni izvještaj nije potreban, kao takav, već izvještaj o napretku sadržava podatke koji bi inače bili izraženi u kvartalnom izvještaju.

Rok: rok za predaju gotovog izvještaja je 15 dana nakon isteka perioda kojim je izvještaj obuhvaćen.

Primjer: zadnji potpis na ugovoru je 01/07/06, početak projekta je 02/07/06. Prvi kvartalni izvještaj obuhvatit će razdoblje od 02/07/06 do 02/10/06, a rok za slanje je 17/10/06.

Izvještaj o napretku ili tzv. Interim izvještaj

Tko: izvještaj je obavezan za sve korisnike osim korisnika čiji projekti traju kraće od 12 mjeseci i/ili su poduprti s manje od 100.000 eura.

Kada: vezan je uz opcije plaćanja jer je uz svaki zahtjev za plaćanjem (osim prve uplate) obavezno priložiti izvještaj i to i narativni i financijski dio. To može biti izvještaj o napretku (Interim report) ili završni izvještaj (Final report).

Rok za dostavu je najkasnije zaključno s istekom 12. mjeseca provedbe ugovora.
Primjer: zadnji potpis na ugovoru je 01/07/06, početak projekta je 02/07/06, a projekt traje 24 mjeseca. Prvi izvještaj o napretku će pokrivati razdoblje od 02/07/06 do 02/07/07, a mora biti dostavljen najkasnije do 02/07/07.)

Kako: ispuniti obrazac za narativni dio i obrazac za financijski dio jer se ovaj izvještaj sastoji od dva dijela (za razliku od kvartalnog izvještaja): narativnog i financijskog.

Završni izvještaj (Final Report)

Kada: sastavljate ga za razdoblje od početka provedbe do kraja provedbe projekta. Ne za razdoblje od izvještaja o napretku (Interim) pa do kraja projekta, već obuhvaćate cijelo razdoblje trajanja projekta bez obzira na to što se dio preklapa s prethodnim izvještajem.

Rok: rok za dostavu je tri mjeseca od datuma koji označava kraj projekta. Npr. ako vam projekt završava 17/07/07, krajnji rok za dostavu završnog izvještaja je 17/10/07 za projekte koji se provode u Republici Hrvatskoj, a 6 mjeseci za projekte čiji provoditelji imaju sjedište izvan Republike Hrvatske.

Kako: završni izvještaj obuhvaća sljedeće dokumente:
1. završni narativni izvještaj,
2. završni financijski izvještaj,
3. izvještaj neovisnog revizora o provjeri troškova,
4. zahtjev za plaćanje zadnje uplate,
5. evaluacijski izvještaj koji u principu nije obavezan nego preporučljiv (ukoliko je naveden
u troškovniku Ugovora – obavezan je).