Svaka zemlja članica u suradnji s Europskom komisijom odabire jedan ili više operativnih programa koji će se financirati iz ESF-a tijekom sedmogodišnjeg razdoblja. Prioriteti djelovanja ESF-a i njegovi ciljevi opisani su u operativnim programima.
Europska unija dodjeljuje novčana sredstava iz ESF-a zemljama članicama i njihovim regijama za financiranje njihovih operativnih projekata. Nositelji ovih financiranih projekta vezanih uz zapošljavanje su brojne javne i privatne organizacije koje se nazivaju korisnicima. Izravnu korist od ovih projekata imaju sudionici – obično pojedinci, tvrtke ili organizacije.
Udruženo djelovanje (partnerstvo)Djelatnosti Europskog socijalnog fonda osmislili su Europska komisija i nacionalna i regionalna tijela te ih provode kroz zajedničko partnerstvo. Partnerstvom je obuhvaćen i veliki broj drugih partnera kao što su nevladine organizacije i udruženja radnika koji sudjeluju u oblikovanju strategije ESF-a i praćenju njezine provedbe. Udruženim djelovanjem (partnerstvom) najlakše je postići učinkovito i uspješno širenje te odgovoriti na zahtjeve regije ili dotične općine. Dvije osnovne smjernice u djelovanju ESF-a su:
- Sufinanciranje osigurava vlasništvo primatelja nad projektom koji se provodi na nacionalnoj ili regionalnoj razini: Novčana sredstva koja se izdvajaju iz ESF-a uvijek su popraćena javnim ili privatnim financiranjem. Stopa udjela u sufinanciranju projekta kreće se u rasponu od 50% do 85% (95% u iznimnim slučajevima) njegovih ukupnih troškova što ovisi o relativnom bogatstvu regije.
Podijeljeno upravljanje omogućava prihvaćanje odgovornosti na odgovarajućoj razini: Smjernice ESF-a su određene na europskoj razini kroz savjetovanje s raznim dionicima, dok o operativnim programima raspravljaju nacionalna tijela i Komisija. Njihovom primjenom na terenu kroz operativne programe upravlja odgovarajuće tijelo u svakoj zemlji.
Financiranje sukladno potrebamaIznos novčanih sredstava koja se izdvajaju iz ESF-a, kao i vrsta financiranih projekata, razlikuju se od regije do regije ovisno o njezinom relativnom bogatstvu. Regije Europske unije podijeljene su u tri financijske skupine na temelju regionalnog BDP-a po glavi stanovnika koji se uspoređuje s prosječnim BDP-om u Europskoj uniji (EU s 27 država članica).