Projektni ciklus u EU fondovima karakterizira pet ključnih faza. Ciklus je važan jer definira ključne odluke, zahtjeve za informacijama i odgovornosti u svakoj fazi. Faze su postupne, odnosno svaka mora završiti da bi se uspješno poradilo na sljedećoj. Također, ciklus iskorištava evaluaciju da bi se iskustvo iz postojećih projekata ugradilo u izradu budućih projekata.
UPC integrira faze u projektni ciklus tako da se pitanja ispituju (procjenjuju) sustavno. Ovdje donosimo pregled i kratak opis svake pojedine faze:
Programiranje: uspostava koordiniranih skupina aktivnosti ili usvajanje opće strategije na razini određene države ili regije.
Identifikacija: definiranje osnovnih projekata i ključnih problema u okviru usvojenih strategija.
Formulacija: priprema opsežnog prijedloga projekta i projektne dokumentacije, uključujući proračun i druge pripradajuće dokumente.
Provedba: implementacija projekta u skladu s odobrenim prijedlogom i namjenjenim sredstvima.
Evaluacija: utvrđivanje učinkovitosti, održivosti i efikasnosti projekta, analiza projektnih postignuća, rezultata i ciljeva u skladu s prethodno identificiranim indikatorima.